Όλοι έχουμε ακούσει τελευταία για την Κοινωνία της Πληροφορίας και της Γνώσης, για τη συμβολή των τεχνολογιών πληροφορικής και τηλεπικοινωνιών στη διευκόλυνση και καλυτέρευση της ζωής του ανθρώπου, για την έξυπνη πόλη, για την προσφορά διαδικτυακών υπηρεσιών προς τον πολίτη, για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση. Όλα αυτά αντηχούν στ’αυτιά μας σαν ωραία λόγια, σαν κάτι μεγάλο και σημαντικό, αλλά ταυτόχρονα σαν κάτι μακρυνό το οποίο φοβόμαστε και δε μπορούμε να ακουμπήσουμε. Πολύ λίγοι είναι αυτοί που αναλαμβάνουν την ευθύνη να μας εξηγήσουν τι ακριβώς σημαίνουν αυτά τα λόγια, πώς θα μπορούσαμε να τα κάνουμε πράξη στην καθημερινότητα μας και ποια θα ήταν τα σχετικά ωφελήματα. Έρευνες σε ευρωπαϊκό επίπεδο δεικνύουν ότι η ορθή υιοθέτηση της τεχνολογίας, οδηγεί στην πραγματική καινοτομία μόνο αν συνυπάρχουν οι πιο κάτω άξονες: α) Πρόσβαση στην τεχνολογία, στα σχετικά εργαλεία και υπηρεσίες, β) Επαρκής γνώση και ικανότητα χρήσης των εργαλείων αυτών, και γ) Αντίληψη των οφελημάτων και κίνητρα ως προς τη χρήση.

Αντιλαμβανόμενοι την ανάγκη μετακίνησης προς τον κόσμο της πληροφορίας και της αυτοματοποίησης των διαδικασιών, πολλοί δημόσιοι και ιδιωτικοί οργανισμοί αναλώνουν αρκετούς πόρους ως προς την απόκτηση πρόσβασης σε διάφορα τεχνολογικά εργαλεία και υπηρεσίες. Τις περισσότερες φορές όμως, η προσπάθεια σταματάει εκεί. Κι όμως, θα έπρεπε αντίστοιχη ποσότητα πόρων να αναλώνεται και για τη δημιουργία επαρκούς γνώσης και την επίδειξη των ωφελημάτων και την απόδειξη των κινήτρων χρήσης των υπηρεσιών από τους εκάστοτε τελικούς χρήστες. Επιπλέον, ακόμα πιο σημαντική είναι η διατήρηση και η συντήρηση των ηλεκτρονικών αυτών συστημάτων κατά τη διάρκεια λειτουργίας τους, η οποία πρέπει να πραγματοποιείται με σοβαρότητα και επαγγελματισμό.

Δε θα ήταν εφικτή μια προσπάθεια ανάλυσης όλων των προαναφερθέντων όρων, αλλά με απλά λόγια μπορούμε τουλάχιστον να πούμε το εξής: υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης ορίζονται οποιεσδήποτε διαδικτυακές υπηρεσίες (προσφέρονται μέσω μιας «ιστοσελίδας») επιτρέπουν την αμφίδρομη επικοινωνία μεταξύ των αρχών του δημόσιου τομέα και των πολιτών ή/και επιχειρήσεων ή/και άλλων φορέων, σε ένα δομημένο κράτος. Υπάρχουν αρκετές τέτοιες υπηρεσίες και στην Κυπριακή Δημοκρατία, άλλες επιτυχημένες, άλλες λιγότερο, αλλά σίγουρα υπάρχει μεγάλος δρόμος μέχρι την επίτευξη καλής υποδομής τέτοιων υπηρεσιών.

Το Ηλεκτρονικό Σύστημα Σύναψης Συμβάσεων της Κυπριακής Δημοκρατίας ως παράδειγμα καλής πρακτικής

Ως παράδειγμα καλής πρακτικής, αναφέρουμε το Ηλεκτρονικό Σύστημα Σύναψης Συμβάσεων, το οποίο μπήκε σε κανονική λειτουργία περί τα τέλη του 2009 στην Κυπριακή Δημοκρατία και ήδη έχει επιδείξει αξιοσημείωτα επίπεδα υιοθέτησης από τους τελικούς χρήστες (δημόσιες υπηρεσίες και επιχειρήσεις). Ο στόχος της αναφοράς αυτής δεν είναι η λεπτομερής παρουσίαση των λειτουργιών της υπηρεσίας (αναλυτικές πληροφορίες υπάρχουν στη διαδικτυακή διεύθυνση http://www.eprocurement.gov.cy), αλλά η παροχή ενός απλού οδηγού πρώτης επαφής και ώθησης των επιχειρήσεων, ειδικότερα των μικρομεσαίων που αποτελούν και τον πυλώνα της Κυπριακής οικονομίας, για συμμετοχή τους στην προμήθεια προϊόντων, υπηρεσιών και έργων στον ευρύτερο δημόσιο τομέα.

Το πρώτο βήμα – Εγγραφή και πρόσβαση στο ηλεκτρονικό σύστημα

Η εγγραφή και πρόσβαση σε κάποια δημόσια υπηρεσία παραμένει στην ουσία ίδια είτε αναφερόμαστε στις παραδοσιακές διαδικασίες είτε στις ηλεκτρονικές. Κατά την παραδοσιασκή διαδικασία εγγραφής σε κάποια κυβερνητική υπηρεσία (π.χ. Τμήμα Εσωτερικών Προσόδων), καλούμαστε να δώσουμε στοιχεία που να περιγράφουν και να ταυτοποιούν το νομικό πρόσωπο, καθώς και τα στοιχεία των εκπροσώπων του. Σε κάθε επίσκεψη στην ίδια υπηρεσία, καλούμαστε να δώσουμε ένα στοιχείο ταυτοποίησης ώστε ο λειτουργός να ξέρει με ποιον συναλλάσσεται και ποια νομική οντότητα εκπροσωπεί.

Το ίδιο ακριβώς ισχύει και στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες. Το πρώτο βήμα είναι να ενημερώσουμε την υπηρεσία για το ποιοι είμαστε, δημιουργώντας ένα σύντομο προφίλ. Ταυτόχρονα, δηλώνουμε έναν εκπρόσωπο και τα αντίστοιχα στοιχεία ταυτοποίησης (ένα σύντομο «ψευδώνυμο» - όνομα χρήστη- και ένα μυστικό κωδικό – κωδικός πρόσβασης).Με την ολοκλήρωση της εγγραφής, αποκτούμε πρόσβαση σε όλες τις προσφερόμενες λειτουργίες που μας αφορούν, δίνοντας απλά τα προσωπικά μας στοιχεία ταυτοποίησης. Λόγω του ότι η διαδικασία αυτή γίνεται χωρίς την επαφή με άνθρωπο, για τη δική μας ασφάλεια, απαιτείται η επαλήθευση των στοιχείων ταυτοποίησης, εμπλέκοντας το προσωπικό μας ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στη διαδικασία εγγραφής. Επιπλέον, ως μέτρο ελέγχου της ύπαρξης της φυσικής νομικής οντότητας και της ανάληψης ευθύνης εκπροσώπησης, απαιτείται η εκτύπωση, υπογραφή και αποστολή μιας έντυπης δήλωσης, στην αρμόδια αρχή.

Προαιρετικά, κατά τη διαδικασία εγγραφής μπορούμε να δηλώσουμε στο προφίλ της επιχείρησης την οποία εκπροσωπούμε, τα είδη προϊόντων, υπηρεσιών και έργων που σχετίζονται με τις δραστηριότητες μας και με τα οποία ενδιαφερόμαστε να προμηθεύουμε τη δημόσια υπηρεσία. Με στόχο να υπάρχει κοινή γλώσσα μεταξύ πωλητών και αγοραστών, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή καθόρισε συγκεκριμένο λεξιλόγιο (Common Procurement Vocabulary - CPV) που αποτελεί ιεραρχική δομή των ειδών προμήθειας. Με βάση αυτό το λεξιλόγιο κάνουμε τις επιλογές μας, μία ή περισσότερες. Σημειώνεται ότι η επιλογή είδους σε συγκεκριμένο επίπεδο της ιεραρχίας, αυτομάτως συμπεριλαμβάνει όλα τα επίπεδα πιο κάτω. Για παράδειγμα, επιλέγοντας τον κωδικό «16000000-Γεωργικά μηχανήματα» θα λαμβάνουμε ενημέρωση και για διαγωνισμούς που αφορούν υποκατηγορίες, όπως την «16300000-Θεριστικά μηχανήματα». Το αντίθετο δεν ισχύει.

Η πιο πάνω διαδικασία είναι εύκολα προσβάσιμη από το σύνδεσμο «Εγγραφείτε ως Οικονομικός Φορέας», που βρίσκεται α) κάτω από το μενού «Είσοδος» στην αριστερή στήλη της σελίδας και β) στο κάτω-δεξιά τμήμα του περιεχομένου της σελίδας. Λεπτομερής βοήθεια παρέχεται σε μορφή βίντεο στο σύνδεσμο «Διαδραστική περιήγηση στο σύστημα» (κάτω από το μενού Πληροφορίες, αριστερή στήλη σελίδας) και σε μορφή κειμένου στο σύνδεσμο «Βοήθεια->Εγχειρίδιο Οικονομικών Φορέων για το e-Procurement» (στο μενού πάνω-δεξιά της σελίδας).

Επόμενα βήματα – Αναζήτηση/Ενημέρωση για διαγωνισμούς, συμμετοχή στη διαδικασία υποβολής προσφορών, συμμετοχή σε Συμφωνίες Πλαίσιο με δημιουργία ηλεκτρονικών καταλόγων, κτλ.

Η πραγματοποίηση της εγγραφής στο σύστημα, ανοίγει το παράθυρο προς τον ένα και μοναδικό χώρο φιλοξενείας όλων των διαγωνισμών που αφορούν αγορές του ευρύτερου δημόσιου τομέα της Κυπριακής Δημοκρατίας. Παρόλο που οι προκηρύξεις των διαγωνισμών είναι προσβάσιμες και σε μη εγγεγραμμένους χρήστες μετά από αναζήτηση και εντοπισμό διαγωνισμών, προτείνουμε ανεπιφύλακτα την πραγματοποίηση της εγγραφής, για πρόσβαση σε όλο το εύρος διαδικασιών.

Κατά τη δημοσίευση ενός διαγωνισμού, οι επιχειρήσεις που κατά την εγγραφή δήλωσαν είδη προμήθειας που περιλαμβάνουν τα είδη του διαγωνισμού, λαμβάνουν αυτόματη ενημέρωση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εναλλακτικά, οι επιχειρήσεις μπορούν να εντοπίζουν τους διαγωνισμούς από την υπηρεσία «Αναζήτηση» στο πάνω μενού της σελίδας. Για σωστή χρήση της λειτουργίας αναζήτησης, προτείνουμε να δείτε τα σχετικά βίντεο, καθώς και να διαβάσετε τα σχετικά κεφάλαια από το μενού «Βοήθεια».

Ο Γιώργος Μιλής είναι μηχανικός και σύμβουλος για θέματα έρευνας, καινοτομίας και υιοθέτησης τεχνολογιών (george.milis@eurocyinnovations.com)